CERRAR
TRÁMITES EN LÍNEA

 

responsabilidad del empresario

Inscripción de libros de comercio

Los empresarios inscritos en las Cámaras de Comercio tienen la obligatoriedad de inscribir los libros de comercio para materializar la legalidad del ejercicio comercial.
Solo las personas jurídicas deben cumplir con el requisito de inscribir ante la Cámara de Comercio los siguientes libros: 
 
  • El libro de registro de socios, accionistas o asociados
  • El libro de actas de asamblea de accionistas o asociados y junta de socios

Requisitos para solicitar el registro de libros

Presentar el formato de solicitud de libros diligenciado y firmado por el representante legal, revisor fiscal o contador de la entidad que contenga lo siguiente:
 

  • Fecha de solicitud
  • Nombre completo de la entidad a quien pertenezcan los libros.
  • Nombre o destinación de los libros que solicita inscribir.
  • Cantidad de hojas útiles de cada libro y en que numeración comienza y en cual numeración termina. Ejemplo: 10 hojas, desde la hoja 11 a la hoja 20.
  • Código de cada libro, si es de hojas continuas

Si desea descargar el formato de solicitud de libros, haga clic aquí.

Requisitos de los libros
 

  • Se registran libros únicamente en blanco.
  • Cada libro debe presentarse: debidamente rotulado, con el nombre de la entidad a que pertenecen y su destinación. (Ej. libro de actas), cada libro debe llevar una numeración sucesiva y continua.
  • Si los libros son de hojas continuas removibles o de tarjetas, debe crearse un código para cada libro.


Requisitos para registrar nuevos libros

Cuando se ha terminado un libro y se va a registrar uno nuevo, debe cumplirse con uno de estos requisitos:
 

  • Traer copia de la última hoja utilizada del libro anterior.
  • Presentar certificación del revisor fiscal o del contador público que certifique sobre la terminación del libro.
  • En caso de perdida presentar copia del denuncio.

 

REGISTRO DE LIBROS ELECTRÓNICOS
 
De acuerdo con lo previsto en los artículos 173 y 175 del Decreto 019 de 2012, modificaron el artículo 56 y numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, con la nueva disposición se autorizó a los comerciantes para llevar libros de comercio en medios electrónicos y se estableció la obligación de inscribir en el Registro Mercantil, dependiendo el tipo de sociedad, solamente los siguientes libros, siempre que se garantice en forma ordenada la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación en los términos establecidos por la ley.
 
Los libros electrónicos se entienden como aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del presente decreto (artículo 2 del Decreto 805 de 2013).
 
Importante: Para el registro de los libros electrónicos, se debe tener en cuenta que estos deben ser elaborado en formato PDF/A y deberán ser firmados digitalmente (con una firma digital valida en el territorio Colombiano, es decir, expedida por una entidad de certificación abierta, reconocida en Colombia).
 
Procedimiento para el registro de libros electrónicos:
 
  •  Paso 1: Solicite
El representante legal de la persona jurídica (Sociedad Comercial o Entidad sin Ánimo de Lucro) diligenciará y suscribirá el formato de “Solicitud de libros electrónicos” El formato se puede obtener en www.camaradirecta.com opción Soy empresario => Descarga de documentos. Recuerde: Esta solicitud también puede estar firmada digitalmente.

Si desea descargar el formato de libros electrónicos, haga clic aquí.
 
  •  Paso 2: Radique
Radicación presencial: La solicitud puede ser radicada en la oficina centro de la cámara de comercio de Bucaramanga, adjuntando los archivos electrónicos en CD, DVD o USB, formato PDF/A.
Radicación virtual: Ingresar a www.camaradirecta.com opción => “Radicación de trámites virtuales”, ingrese digite su clave segura y adjunte el formato radicar. Tenga en cuenta que una vez radicada la solicitud debe enviarse los archivos electrónicos en formato PDF/A al correo libros@camaradirecta.com
La solicitud será estudiada y el resultado será informado al correo electrónico registrado.
 
  •  Paso 3: Pague
Pago presencial: Una vez confirmada la radicación de su solicitud, se deberá realizar el pago en la oficina Centro de la Cámara de Comercio de Bucaramanga. El costo de la inscripción es de $13.600 por cada libro, independientemente del número de archivos que se anexen y conforme el libro.
Pago virtual: Una vez confirmada la radicación de su solicitud, se habilitará el pago PSE.
 
  • Paso 4: Envío
Luego de hacer la inscripción de los libros la Cámara de Comercio de Bucaramanga procede a enviar por correo electrónico el documento del libro firmado digitalmente y la constancia del sello en formato PDF/A con los datos de la inscripción.
 
RECOMENDACIÓN PARA TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE LA SOLICITUD
 
1. Formato electrónico
 
  • En caso del libro de actas de asamblea de socios o accionistas, el PDF/A deberá estar firmado digitalmente por el presidente y el secretario de la asamblea.
  • En caso del libro de accionistas o socios, este deberá estar firmado digitalmente por el representante legal.
2. Anulación de folios de papel
 
La primera vez que el comerciante decida registrar en forma electrónica, sea el libro de accionistas o el libro de actas de asamblea de socios, deberá elaborarse una certificación firmada por el revisor fiscal en la cual conste que se anulan los folios en blanco del libro en papel, indicando los números de folio anulados. Esta certificación del revisor fiscal deberá igualmente estar firmada con un certificado digital valido en Colombia. El formato de esta certificación debe ser un PDF/A.
 
3. En el libro de actas de asamblea de socios y accionista, se deberá indicar lo siguiente:
 
a) Denominación del libro: Libro de actas de socios y/o accionistas o en su defecto el nombre que el comerciante le dé a dicho libro
b) Código del libro asignado por el comerciante
c) Identificación, nombre y cargo del representante legal
d) Identificación, nombre y cargo del presidente de la asamblea
e) Identificación, nombre y cargo del secretario de la asamblea
f) Identificación, nombre y cargo del revisor fiscal
g) Nombre del acta y/o documento
h) Fecha del acta y/o documento
i) Número de archivos incluidos (1 o más)
j) Número de páginas que contienen los documentos
k) Debe anexar el documento del libro en PDF/A firmado digitalmente
l) Debe anexar la certificación del revisor fiscal en PDF/A firmada digitalmente
m) Correo electrónico al cual se debe remitir el libro firmado digitalmente por parte de la Cámara de Comercio de Bucaramanga.
 
4. En el Libro de socios o accionistas, se deberá indicar lo siguiente:
 
a) Denominación del libro: Libro de socios o accionistas o en su defecto el nombre que el comerciante le dé a dicho libro
b) Código del libro asignado por el comerciante
c) Identificación, nombre y cargo del representante legal
d) Identificación, nombre y cargo del revisor fiscal
e) Fecha inicial de los movimientos contenidos en el libro
f) Fecha final de los movimientos contenidos en el libro
g) Fecha en que el libro fue generado
h) Número de archivos incluidos (1 o más)
i) Número de páginas que contienen los documentos
j) Debe anexar el documento del libro en PDF/A firmado digitalmente
k) Debe anexar la certificación del revisor fiscal en PDF/A firmada digitalmente
l) Correo electrónico al cual se debe remitir el libro firmado digitalmente por parte de la Cámara de Comercio de Bucaramanga
 
Nota: Si el libro a registrar es demasiado grande el comerciante puede fraccionarlo en archivos de 1000 páginas por archivo y cada uno firmado digitalmente por el presidente y el secretario.